Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter

Gutscheine kommen immerwärend in Ordnung an. Egal ob als Gehaltsbestandteil, Anerkennung oder reibungslos als Geschenk – der Betriebsangehörige freut sich. Der Chef kann seinen Mitarbeitern hierdurch manches zukommen lassen, ohne dafür Lohnsteuer oder Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Wie Sie Ihre Betriebsangehöriger belohnen – und nicht das Finanzamt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Geschenkgutscheine für die Angestellten

Geschenkgutscheine und -karten für Angestellte und Betriebsangehöriger sind ein beliebtes Instrument, um Anerkennung zu zeigen und die Motivation zu fördern. Zum einen können Firmierungen in dieser Art die Freigrenzen vernünftig nutzen, im Zuge derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten an Angestellte lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Zum weiteren können die Betriebsangehörigen sich aussuchen, was ihnen die größten Vorteile bietet.

Unternehmensbranding und Mitarbeiterbindung können je nach Auswahl des Gutscheins, überaus positiv werden. Praktiker in der Entgeltabrechnung blicken jedoch mit einer gewissen Skepsis auf das Motivationsinstrument Gutschein. Letzlich ist in Deutschland nichts umstandslos – in erster Regel nicht eine prüfungssichere Konzeption abgabenfreier Incentives. Worauf müssen Sie also beim Einsatz von Gutscheinen juristisch achten?
Nutzen Sie innerhalb Mitarbeitergeschenken die Sachzuwendungsfreigrenze

Die einfachste Version, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR pro Monat und Arbeitnehmer. Laut Einkommensteuergesetz sind Sachzuwendungen an Angestellter bis zu 44 EUR pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Deswegen der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird die Steuerfreiheit ebenfalls für die Sozialversicherung übernommen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV).

Zusätzlich zu diesem Monatswert von 44 EUR bleiben genauso Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 EUR steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Angestellter ausgegeben werden. Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten.

Als persönlicher Anlass gilt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Ebenso der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Vorteil: Beide Freigrenzen haben nichts gegenseitig zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR handelt es sich um einen Monatswert. Der Anlass der steuerfreien Zuwendung an den Beschäftigter spielt unterdessen keine Rolle. Man kann jene Freigrenze jeden Monat ausnutzen – und zwar jedoch als Wiedergutmachung. Im selben Augenblick kann der Beschäftigter zum persönlichen Ereignis einen Sachbezug bis zu 60 EUR abgabenfrei erhalten. Wer wärend eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann infolgedessen 2 Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 EUR erhalten (R 19.sechs LStR). Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).
Belohnen Sie Ihre Beschäftigter – und nicht das Finanzamt!

Wenn Sie einem Arbeitnehmer oder einem Geschäftspartner ein Geschenk machen möchten, gilt es diverses zu beachten. Sonst freut sich das Finanzamt. In der kompakten Online-Schulung „Geschenke an Betriebsangehöriger – steuerrechtlich lupenrein gestalten!“ erfahren Sie, woraufhin es ankommt.
Aufpassen im Zuge der Aufzeichnungspflicht

Für die praktische Umsetzung sollten Sie überwiegend 2 Fußangeln beherrschen: Zum einen handelt es sich ebenso im Zuge der Sachbezugsfreigrenze (44 EUR), als gleichfalls binnen den Aufmerksamkeiten im Zuge persönlichem Anlass (60 EUR) um Freigrenzen. Diese Einschränkung spielt überwiegend innerhalb den Gutscheinen eine bedeutsame Rolle. Freigrenzen enthalten eine heimtückische Begrenzung: Sobald die Grenzbeträge genauso ausschließlich um einen Cent überschritten werden, geht die Steuerstellung und dadurch genauso die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Für den Arbeitgeber mit fatalen Auswirkungen, weil selber geringfügige Überschreitungen der Freigrenzen zur Haftungsforderung im Zuge der Lohnsteuer und der Sozialversicherung führen.

Ein weiterer Fallstrick sind die Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten. Betriebsprüfer der Lohnsteuer und Sozialversicherung erwischen viele Arbeitgeber, weil ebendiese innerhalb den Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten nicht aufgepasst haben. Besonders wärend der Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR müssen Sie als Arbeitgeber gewährleisten, dass sämtliche Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet die Freigrenze nicht übersteigen. Die 44-EUR-Freigrenze dient vielen unauffälligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers als Basis für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Die Bandbreite genügt vom Jobticket über das größere Arbeitgeberdarlehen bis zur Abschlussfeier eines Teams, das ein Projekt fristgerecht zum Abschluss gebracht hat.

Gewährt der Arbeitgeber etwa allen Arbeitnehmern im Juni 2019 einen Einkaufsgutschein im Wert von 44 EUR, und werden im selben Monat die Mitglieder eines abteilungsübergreifenden Teams vom Projektleiter zu einem Grillabend eingeladen (Kosten: 12 EUR pro Teilnehmer), ist die Freigrenze im Juni überschritten. Der Bezug ist danach sozialversicherungspflichtig und es müssen im Zuge diesen Mitarbeitern je insgesamt 56 EUR versteuert und abgerechnet werden.

Je nachdem, wie viele Beschäftigter Sie haben, kann das hochpreisig werden. Hiermit Ihnen jener und übrige teure Fehlgriffe im Zusammenhang mit Mitarbeitergeschenken nicht passieren, offeriert Lexware die Schulung „Geschenke an Betriebsangehöriger – steuerrechtlich lupenrein gestalten!“ an. Hier erfahren Sie, wie Sie attraktive Zuwendungen an Beschäftigter rechtssicher und transparent gestalten.
Achtung: Geldbeträge sind nicht erlaubt

Eine weitere Fußangel: Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten bis 60 EUR und die 44 EUR-Freigrenze lediglich, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass ebenso ein Gutschein über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung anzusehen ist. Dadurch war die jahrelange Verwaltungspraxis hinfällig, dass Gutscheine lediglich über eine eindeutige Beschreibung des Gegenstands und ohne Angabe eines Eurobetrags steuerfrei blieben.

Völlig risikolos ist der Einsatz von Gutscheinen als Geschenk für Angestellter und Angestellte indessen nicht. Der BFH akzeptiert sie ausschließlich daraufhin als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine „Sache“ zugesagt hat. Diese Ausschließlichkeit ist Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Allein demzufolge ist es in jedem Fall obligatorisch, die Ausgabe von Gutscheinen arbeitsrechtlich akkurat zu lenken.
Dabei muss überwiegend geklärt werden, was mit eventuellen Restbeträgen wärend der Einlösung des Gutscheins geschieht. Grund: Sobald der Angestellter den Geschenkgutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz „nur Sachleistung“ verletzt, da der Angestellter ja eine Sachzuwendung und einen Geldbetrag erhalten hat. Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Barvermögen in jeder Hinsicht unmöglich werden kann.

Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgeber liegt, müssen Sie potenziell beweisen können, dass Ihre Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Services verwendet werden können. Aus diesem Grund sind in der Praxis elektrische Gutscheine etliche Male praktikabler, weil automatisch geringe Restbeträge als Guthaben gesichert werden können. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss in Ordnung und gerne auf dem Gutschein ausdrücklich ausschließen, dass verbleibende Beträge ausgezahlt werden. Das ist exemplarisch wärend Tankgutscheinen an Beschäftigter nötig. Noch sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen in jeder Hinsicht nicht geschieht.

Die elektrische Version der Gutscheine hat einen sonstigen wesentlichen Mehrwert: Steuerlich geschieht der Lohnzufluss im Zuge Geschenkgutscheinen in dem Augenblick, in dem der Angestellter über das Guthaben verfügen kann. Insbesondere für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies deutlichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber genau bestimmt werden. Hiermit wird vermieden, dass Sachbezüge für 2 divergente Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden.
Sammeln von Gutscheinen ist riskant

In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Beschaffenheit eines Bonussystems realisieren, skeptisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug realisiert, spielt im Zuge alldem keine Rolle. Es ist also ausgeschlossen, Gutscheine wertmäßig für nicht wenige Monate zusammenzufassen. Dagegen spielt der Moment, zu dem der Angestellter seine Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle.

Es ist also denkbar, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben – potentiell gemeinsam mit einem Bonus – von Prüfern und Gerichten akzeptiert wird, darf nichtsdestotrotz bezweifelt werden. Auf der sicheren Seite bleibt, wer in puncto Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Anno vorgibt.